Kostenlose Verwaltungssoftware – 3 Alternativen im Vergleich

Verwaltungssoftware muss nicht immer teuer sein. Gerade für Einsteiger oder Vermieter mit nur wenigen Einheiten können kostenlose Lösungen eine sinnvolle Alternative zu kostenpflichtigen Programmen darstellen. Doch was leisten Gratis-Lösungen wirklich, und wo liegen ihre Grenzen?

Wir haben die drei besten kostenlosen Alternativen für die Immobilienverwaltung getestet und zeigen Ihnen, welche Lösung für welchen Vermieter-Typ geeignet ist – und wann sich der Umstieg auf kostenpflichtige Software lohnt.

Was bedeutet „kostenlose Verwaltungssoftware“?

Kostenlose Verwaltungssoftware kommt in verschiedenen Formen: Manche Anbieter bieten dauerhaft kostenlose Grundversionen ihrer Software, andere setzen auf Excel-Vorlagen oder Open-Source-Lösungen. Wichtig ist dabei die Unterscheidung zwischen „kostenlos“ und „kostenfrei“:

Kostenlos: Keine direkten Kosten, aber eventuell Einschränkungen bei Funktionen, Werbung oder Datenexport.

Kostenfrei: Vollständig ohne Kosten, meist bei Open-Source-Software oder Excel-Lösungen.

Die 3 besten kostenlosen Alternativen

1. objego Basic – Die professionelle Gratis-Version

objego bietet als einziger großer Anbieter eine dauerhaft kostenlose Version seiner Verwaltungssoftware. Die „Basic“-Version ist nicht nur eine eingeschränkte Testversion, sondern eine vollwertige Lösung für kleinere Vermieter.

Was ist enthalten:

✅ Unbegrenzte Anzahl von Immobilien verwalten
✅ Grundlegende Finanzverwaltung mit Einnahmen/Ausgaben
✅ 1 GB Speicherplatz für Dokumente
✅ Digitale Objektverwaltung mit allen wichtigen Daten
✅ Mieterverwaltung inkl. Verträge und Kontaktdaten
✅ Moderne Web-Oberfläche ohne Installation

Was kostet extra:

❌ Nebenkostenabrechnung: 0,95 €/Monat pro Einheit
❌ Erweiterte Funktionen: 7,95 €/Monat für Verwaltungsmodul
❌ Mehr Speicherplatz: In kostenpflichtigen Versionen

Für wen geeignet:

• Einsteiger, die eine professionelle Software testen möchten
• Vermieter mit 1-3 Einheiten ohne komplexe Nebenkostenabrechnungen
• Nutzer, die später upgraden möchten

Unser Urteil:

objego Basic ist die mit Abstand beste kostenlose Verwaltungssoftware. Die Einschränkungen sind fair, und Sie können jederzeit kostenpflichtige Module hinzubuchen. Ideal für den Einstieg.

Bewertung: 9/10 (für eine kostenlose Lösung)

2. Excel-Vorlagen – Der Klassiker für Selbermacher

Microsoft Excel ist nach wie vor die meistgenutzte „Verwaltungssoftware“ privater Vermieter. Mit durchdachten Vorlagen lassen sich auch komplexere Verwaltungsaufgaben bewältigen.

Verfügbare Vorlagen:

✅ Mieterverwaltung: Kontaktdaten, Verträge, Zahlungshistorie
✅ Nebenkostenabrechnung: Automatische Berechnungen möglich
✅ Finanzübersichten: Einnahmen, Ausgaben, Renditeberechnung
✅ Zählerverwaltung: Verbrauchserfassung und -abrechnung
✅ Reparaturlisten: Wartung und Instandhaltung dokumentieren

Vorteile von Excel:

✅ Völlig kostenlos (bei vorhandener Excel-Lizenz)
✅ Vollständige Kontrolle über alle Daten
✅ Offline-Nutzung möglich
✅ Individuelle Anpassungen nach eigenen Wünschen
✅ Keine Abhängigkeit von Software-Anbietern
✅ Export/Import in alle gängigen Formate

Nachteile von Excel:

❌ Hoher Einrichtungsaufwand für komplexe Berechnungen
❌ Fehleranfällig bei manuellen Eingaben
❌ Keine automatischen Updates bei Gesetzesänderungen
❌ Begrenzte Automatisierung möglich
❌ Keine professionellen Abrechnungen ohne Aufwand

Für wen geeignet:

• Excel-erfahrene Nutzer
• Vermieter mit sehr individuellen Anforderungen
• Nutzer, die vollständige Datenkontrolle bevorzugen
• Vermieter mit einfachen Abrechnungsstrukturen

Unser Urteil:

Excel ist für versierte Nutzer eine mächtige kostenlose Alternative. Der Aufwand für Einrichtung und Pflege ist jedoch erheblich. Nur für Excel-Profis empfehlenswert.

Bewertung: 6/10 (stark abhängig von Excel-Kenntnissen)

3. Open-Source-Lösungen – Freie Software für Technik-Affine

Im Open-Source-Bereich gibt es verschiedene Projekte für Immobilienverwaltung. Diese Lösungen sind vollständig kostenlos, erfordern aber meist technische Kenntnisse für Installation und Betrieb.

Bekannte Open-Source-Projekte:

• PropertyWebBuilder: Web-basierte Immobilienverwaltung
• Flats: Einfache Wohnungsverwaltung
• OpenEstate: Umfassende Immobiliensoftware

Vorteile von Open-Source:

✅ Vollständig kostenlos ohne versteckte Kosten
✅ Quellcode verfügbar und anpassbar
✅ Keine Herstellerabhängigkeit
✅ Community-Support verfügbar
✅ Datenschutz: Lokale Installation möglich

Nachteile von Open-Source:

❌ Technische Kenntnisse erforderlich für Installation
❌ Kein professioneller Support
❌ Meist englischsprachig
❌ Unregelmäßige Updates
❌ Begrenzte Benutzerfreundlichkeit
❌ Rechtliche Unsicherheit bei deutschen Gesetzen

Für wen geeignet:

• IT-affine Nutzer mit Programmierkenntnissen
• Vermieter mit besonderen Datenschutzanforderungen
• Nutzer, die Software selbst anpassen möchten
• Experimentierfreudige Technik-Enthusiasten

Unser Urteil:

Open-Source-Lösungen sind nur für sehr technikversierte Nutzer geeignet. Der Aufwand für Installation und Anpassung übersteigt meist den Nutzen für private Vermieter.

Bewertung: 4/10 (nur für IT-Profis interessant)

Vergleich der kostenlosen Alternativen

Grenzen kostenloser Software

Kostenlose Verwaltungssoftware hat systembedingte Grenzen, die Sie kennen sollten:

Funktionale Einschränkungen

• Nebenkostenabrechnungen: Meist nicht oder nur eingeschränkt möglich
• Automatisierung: Bankkonto-Verknüpfung und automatische Buchungen fehlen
• Mieter-Kommunikation: Keine professionellen Portale oder Chat-Funktionen
• Rechtssicherheit: Updates bei Gesetzesänderungen nicht garantiert

Praktische Limitierungen

• Speicherplatz: Begrenzt bei Cloud-Lösungen
• Support: Kein oder nur eingeschränkter Kundensupport
• Features: Erweiterte Funktionen nur gegen Bezahlung
• Integration: Keine Schnittstellen zu Banken oder Steuerberatern

Versteckte Kosten

• Zeit: Höherer Aufwand für manuelle Prozesse
• Fehler: Risiko bei selbst erstellten Abrechnungen
• Opportunity Cost: Entgangene Effizienzgewinne
• Upgrade-Druck: Späterer Wechsel zu kostenpflichtiger Software

Wann lohnt sich der Umstieg auf kostenpflichtige Software?

Der Wechsel zu kostenpflichtiger Verwaltungssoftware lohnt sich in folgenden Situationen:

Bei mehr als 3 Einheiten

Ab dieser Größe übersteigen die Zeitersparnisse kostenpflichtiger Software meist die Kosten.

Bei komplexen Abrechnungen

Nebenkostenabrechnungen mit verschiedenen Umlageschlüsseln und Mieterwechseln werden komplex.

Bei häufigen Verwaltungsaufgaben

Wer monatlich Zeit für Verwaltung aufwendet, profitiert von Automatisierung.

Bei Professionalitätsanspruch

Für ein professionelles Auftreten gegenüber Mietern sind kostenpflichtige Tools überlegen.

Empfehlungen nach Vermieter-Typ

Der Einsteiger (1-2 Einheiten)

Empfehlung: objego Basic

• Kostenlos und professionell
• Einfacher Einstieg
• Upgrade-Möglichkeit bei Bedarf

Der Excel-Profi (1-5 Einheiten)

Empfehlung: Excel-Vorlagen

• Nutzen Sie vorhandene Kenntnisse
• Vollständige Kontrolle über Daten
• Individuell anpassbar

Der Technik-Enthusiast (beliebig)

Empfehlung: Open-Source + objego Basic

• Experimentieren Sie mit Open-Source
• objego Basic als zuverlässige Alternative

Der Pragmatiker (3+ Einheiten)

Empfehlung: Direkt kostenpflichtige Software

• Zeit ist Geld
• Professionelle Abrechnungen erforderlich
• Rechtssicherheit wichtig

Unser Fazit zu kostenlosen Alternativen

Kostenlose Verwaltungssoftware kann eine sinnvolle Lösung sein – aber nur unter bestimmten Voraussetzungen. objego Basic sticht dabei als einzige wirklich professionelle Gratis-Lösung hervor.

objego Basic ist ideal, wenn Sie:

• Mit der Vermietung beginnen
• 1-3 Einheiten ohne komplexe Abrechnungen haben
• Eine professionelle Software testen möchten
• Später upgraden können möchten

Excel ist sinnvoll, wenn Sie:

• Bereits Excel-Experte sind
• Vollständige Datenkontrolle benötigen
• Sehr individuelle Anforderungen haben
• Zeit für Einrichtung und Pflege aufbringen können

Open-Source nur bei:

• Hoher IT-Kompetenz
• Besonderen Datenschutzanforderungen
• Experimentierfreude
• Bereitschaft für hohen Einrichtungsaufwand

Unsere Empfehlung: Starten Sie mit objego Basic. Es ist die beste kostenlose Lösung und bietet einen sanften Übergang zu kostenpflichtigen Features, wenn Ihre Anforderungen wachsen.

Ab 3+ Einheiten empfehlen wir den direkten Umstieg auf kostenpflichtige Software wie objego, immocloud oder vermietet.de – die Zeitersparnis rechtfertigt die Kosten schnell.

Kostenvergleich: Gratis vs. Kostenpflichtig

Beispielrechnung für 5 Einheiten:

Kostenlose Lösung (Excel):

• Software: 0 €
• Zusätzlicher Zeitaufwand: 5h/Jahr à 25 €/h = 125 €
• Gesamtkosten: 125 € pro Jahr

Kostenpflichtige Lösung (objego):

• Software: 7,95 € + (5 × 0,95 €) × 12 = 152,40 €/Jahr
• Zeitersparnis: 5h/Jahr
• Gesamtkosten: 152,40 € pro Jahr
• Mehrkosten: 27,40 € für professionelle Software

Fazit: Bei realistischer Zeitbewertung sind die Mehrkosten kostenpflichtiger Software minimal – für mehr Komfort, Rechtssicherheit und Professionalität.

Stand: September 2025