Excel vs. Software – Was eignet sich für Kleinvermieter?

Die Frage, ob Excel oder spezialisierte Verwaltungssoftware die bessere Wahl für Kleinvermieter ist, beschäftigt viele Immobilienbesitzer. Während Excel kostengünstiger erscheint und maximale Flexibilität bietet, versprechen moderne Verwaltungsprogramme Zeitersparnis und Rechtssicherheit.

Wir haben beide Lösungen in der Praxis getestet und zeigen Ihnen, welcher Ansatz für verschiedene Vermieter-Typen optimal ist – und ab wann sich der Umstieg von Excel auf professionelle Software lohnt.

Excel als Verwaltungstool – Mehr als eine Tabelle

Microsoft Excel ist nach wie vor das meistgenutzte Verwaltungswerkzeug privater Vermieter. Mit durchdachten Vorlagen und Formeln lässt sich eine erstaunlich professionelle Immobilienverwaltung aufbauen.

Was Excel für Vermieter leisten kann:

Mieterverwaltung

• Kontaktdatenbank: Vollständige Mieterinformationen mit Vertragshistorie
• Zahlungsüberwachung: Automatische Berechnung von Außenständen
• Mietvertragsmanagement: Übersicht über Laufzeiten und Kündigungsfristen
• Kommunikationshistorie: Dokumentation aller Korrespondenz

Finanzmanagement

• Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Automatische Kategorisierung und Summenbildung
• Renditeberechnung: Komplexe Formeln für Rentabilitätsanalysen
• Cashflow-Prognosen: Planungsrechnungen für kommende Jahre
• Steuervobereitungen: Automatische Aufbereitung für Anlage V

Nebenkostenabrechnung

• Kostenverteilung: Flexible Umlageschlüssel nach Quadratmetern, Personen oder Verbrauch
• Zählerverwaltung: Erfassung und Berechnung von Verbrauchswerten
• Abrechnungserstellung: Professionell aussehende Abrechnungen mit Formeln
• Mieterwechsel: Anteilige Berechnungen bei unterjährigen Wechseln

Excel-Vorlagen für Vermieter

Verschiedene Anbieter stellen kostenlose und kostenpflichtige Excel-Vorlagen zur Verfügung:

Kostenlose Quellen:

• Microsoft Office Vorlagen-Galerie
• Vermieter-Foren und Communities
• Steuerberater-Websites
• Immobilien-Blogs

Kostenpflichtige Profi-Vorlagen:

• Umfassende Komplettlösungen (50-200 €)
• Spezialisierte Abrechnungstools
• Branchenspezifische Anpassungen
• Support und Updates inklusive

Spezialisierte Verwaltungssoftware – Der moderne Ansatz

Moderne Verwaltungsprogramme sind speziell für die Bedürfnisse von Vermietern entwickelt und bieten weit mehr als reine Tabellenkalkulationen.

Was Verwaltungssoftware leistet:

Automatisierung

• Bankkonto-Verknüpfung: Automatische Erfassung von Mieteingängen
• Intelligente Zuordnung: KI erkennt Zahlungen und ordnet sie Mietern zu
• Terminverwaltung: Automatische Erinnerungen für Abrechnungen und Fristen
• Update-Service: Automatische Anpassung an Gesetzesänderungen

Rechtssicherheit

• Aktuelle Vorlagen: Immer rechtskonforme Formulare und Verträge
• Gesetzeskonformität: Abrechnungen entsprechen aktuellen Bestimmungen
• Professioneller Support: Beratung bei rechtlichen Fragen
• Compliance: Automatische Einhaltung von Fristen und Vorgaben

Benutzerfreundlichkeit

• Intuitive Bedienung: Auch ohne Vorkenntnisse schnell erlernbar
• Schritt-für-Schritt-Anleitungen: Geführte Prozesse für komplexe Aufgaben
• Mobile Nutzung: Apps für Smartphone und Tablet
• Cloud-Synchronisation: Zugriff von überall und jedem Gerät

Direkter Vergleich: Excel vs. Software

Zeitaufwand im Praxistest

Wir haben den Zeitaufwand für typische Vermietungsaufgaben gemessen:

Zeitersparnis pro Jahr bei 4 Einheiten: Etwa 8-10 Stunden

Kostenvergleich detailliert

Excel-Lösung:

• Software: 0 € (bei vorhandener Lizenz)
• Vorlagen: 0-100 € einmalig
• Zeitaufwand: 20 Stunden/Jahr à 25 €/h = 500 €
• Fortbildung/Einarbeitung: 50 € pro Jahr
• Gesamtkosten: 550-650 € pro Jahr

Verwaltungssoftware (objego):

• Software: 7,95 € + (4 × 0,95 €) × 12 = 140,40 €/Jahr
• Zeitaufwand: 12 Stunden/Jahr à 25 €/h = 300 €
• Einarbeitung: 25 € einmalig
• Gesamtkosten: 440,40 € pro Jahr

Ersparnis mit Software: 110-210 € pro Jahr bei realistischer Zeitbewertung

Stärken und Schwächen im Detail

Excel – Vorteile:

✅ Maximale Flexibilität: Jede Anforderung individuell umsetzbar
✅ Vollständige Datenkontrolle: Keine Abhängigkeit von Anbietern
✅ Einmalige Kosten: Keine laufenden Abo-Gebühren
✅ Offline-Nutzung: Funktioniert ohne Internetverbindung
✅ Integration: Mit anderen Office-Programmen kompatibel
✅ Anpassbarkeit: Formeln und Layouts nach Wunsch änderbar

Excel – Nachteile:

❌ Hoher Einrichtungsaufwand: Komplexe Formeln und Strukturen nötig
❌ Fehleranfälligkeit: Manuelle Eingaben führen zu Fehlern
❌ Kein automatisches Update: Gesetzesänderungen müssen selbst eingepflegt werden
❌ Begrenzte Automatisierung: Keine Bankkonto-Verknüpfung möglich
❌ Support-Mangel: Bei Problemen auf sich allein gestellt
❌ Skalierungsprobleme: Bei vielen Einheiten unübersichtlich

Verwaltungssoftware – Vorteile:

✅ Starke Automatisierung: Bankkonto-Sync, automatische Buchungen
✅ Rechtssicherheit: Immer aktuelle Vorlagen und Berechnungen
✅ Zeitersparnis: Deutlich weniger manueller Aufwand
✅ Professioneller Support: Hilfe bei Problemen und Fragen
✅ Mobile Nutzung: Apps für Smartphone und Tablet
✅ Backup-Sicherheit: Automatische Datensicherung in der Cloud
✅ Einfache Bedienung: Auch für Laien schnell erlernbar

Verwaltungssoftware – Nachteile:

❌ Laufende Kosten: Monatliche oder jährliche Abo-Gebühren
❌ Weniger Flexibilität: Vorgaben durch Software-Hersteller
❌ Abhängigkeit: Von Anbieter und Internetverbindung
❌ Datenschutz: Daten liegen meist in fremden Cloud-Systemen
❌ Anpassungsgrenzen: Individuelle Wünsche nicht immer umsetzbar

Entscheidungshilfe: Welcher Typ sind Sie?

Der Excel-Typ – Bleiben Sie bei Excel, wenn Sie:

• Excel-Experte sind mit fundierten Formel-Kenntnissen
• Maximale Kontrolle über Ihre Daten benötigen
• Individuelle Anforderungen haben, die Standard-Software nicht abdeckt
• Zeit für Einrichtung und laufende Pflege aufbringen können
• 1-2 Einheiten mit einfachen Strukturen verwalten
• Datenschutz-Bedenken bei Cloud-Lösungen haben

Der Software-Typ – Wechseln Sie zur Software, wenn Sie:

• Zeit sparen möchten bei Verwaltungsaufgaben
• Rechtssicherheit und automatische Updates schätzen
• 3+ Einheiten verwalten
• Kein Excel-Experte sind
• Professionelle Abrechnungen erstellen möchten
• Mobile Nutzung wichtig ist
• Automatisierung gegenüber manueller Arbeit bevorzugen

Praxisbeispiele aus dem Vermieter-Alltag

Beispiel 1: Der Excel-Vermieter (2 Einheiten)

Situation: Klaus verwaltet seit 10 Jahren zwei Wohnungen mit Excel. Er hat umfangreiche Vorlagen entwickelt und kennt jeden Trick.

Analyse:

• Einrichtungszeit bereits investiert
• Hohe Excel-Kompetenz vorhanden
• Überschaubare Anzahl Einheiten
• Individuelle Anpassungen wichtig

Empfehlung: Bei Excel bleiben, da Umstellungsaufwand nicht gerechtfertigt ist.

Beispiel 2: Die Einsteigerin (1 Einheit)

Situation: Sarah hat eine Eigentumswohnung geerbt und vermietet sie zum ersten Mal. Excel-Kenntnisse sind basic.

Analyse:

• Keine Vorerfahrung mit Vermietung
• Grundlegende Excel-Kenntnisse
• Wunsch nach einfacher Lösung
• Potenzial für weitere Immobilien

Empfehlung: objego Basic (kostenlos) zum Einstieg, später Upgrade bei Bedarf.

Beispiel 3: Der Portfolioaufbauer (5 Einheiten)

Situation: Michael hat in drei Jahren von 1 auf 5 Einheiten aufgestockt. Excel wird zunehmend unübersichtlich.

Analyse:

• Wachsender Bestand
• Zunehmende Komplexität
• Zeitfaktor wird wichtiger
• Professionalität gewünscht

Empfehlung: Umstieg auf Verwaltungssoftware, da Zeitersparnis Kosten rechtfertigt.

Migration: Von Excel zur Software

Falls Sie sich für den Wechsel entscheiden, hier die wichtigsten Schritte:

Vorbereitung (2-3 Stunden)

1. Daten bereinigen: Excel-Daten strukturiert aufbereiten
2. Software testen: Kostenlose Testphase nutzen
3. Import testen: Datenübernahme in kleinem Rahmen prüfen
4. Schulung: Online-Tutorials der Software ansehen

Umstellung (4-6 Stunden)

1. Objekte anlegen: Immobilien in neuer Software erfassen
2. Mieter übertragen: Kontaktdaten und Verträge importieren
3. Finanzdaten: Aktuelle Stände übernehmen
4. Parallelbetriev: 1-2 Monate beide Systeme nutzen

Optimierung (laufend)

1. Automatisierung einrichten: Bankkonto verknüpfen
2. Vorlagen anpassen: Software an eigene Bedürfnisse anpassen
3. Workflows optimieren: Effiziente Arbeitsabläufe entwickeln
4. Features nutzen: Nach und nach alle Funktionen erkunden

Hybrid-Ansatz: Das Beste aus beiden Welten

Manche Vermieter kombinieren erfolgreich Excel mit Verwaltungssoftware:

Sinnvolle Kombinationen:

• Software für Standardprozesse: Nebenkostenabrechnungen, Mieterverwaltung
• Excel für Analysen: Detaillierte Renditeberechnungen, Investitionsplanung
• Software für Kommunikation: Professionelle Mieter-Korrespondenz
• Excel für individuelle Kalkulationen: Modernisierung, Budgetplanung

Unser Fazit: Excel vs. Software

Die Entscheidung zwischen Excel und Verwaltungssoftware hängt stark von Ihren persönlichen Umständen ab:

Excel ist die richtige Wahl, wenn Sie:

• Höchstens 2 Einheiten verwalten
• Excel-Experte sind und Freude an der Optimierung haben
• Maximale Datenkontrolle benötigen
• Zeit für Einrichtung und Pflege haben
• Individuelle Anforderungen nicht anders lösbar sind

Software ist überlegen, wenn Sie:

• 3 oder mehr Einheiten verwalten
• Zeit wichtiger als Kontrolle ist
• Rechtssicherheit und automatische Updates schätzen
• Professionell auftreten möchten
• Wachstum Ihres Portfolios planen

Unsere Empfehlung:

Für die meisten Kleinvermieter mit 3+ Einheiten überwiegen die Vorteile spezialisierter Software. Die Zeitersparnis und Rechtssicherheit rechtfertigen die überschaubaren Kosten.

Beginnen Sie mit objego Basic (kostenlos) und testen Sie 4-6 Wochen parallel zu Excel. So können Sie risikofrei vergleichen und bei Bedarf zurückwechseln.

Checkliste: Excel vs. Software

Prüfen Sie diese Faktoren für Ihre Entscheidung:

Für Excel spricht:

□ Sie sind Excel-Experte
□ Sie haben bereits funktionierende Vorlagen
□ Sie verwalten maximal 2 Einheiten
□ Datenschutz ist Ihnen sehr wichtig
□ Sie haben Zeit für manuelle Pflege
□ Individuelle Anpassungen sind nötig

Für Software spricht:

□ Sie verwalten 3+ Einheiten
□ Zeit ist wichtiger als Kostenersparnis
□ Sie möchten professionell auftreten
□ Automatisierung ist gewünscht
□ Rechtssicherheit ist wichtig
□ Mobile Nutzung wird benötigt

Ergebnis: Überwiegen die Punkte für Software? Dann testen Sie objego Basic kostenlos!

Stand: September 2025