Wohnungsübergabe: Wie du ein Übergabeprotokoll erstellst

Die Wohnungsübergabe ist ein entscheidender Moment im Mietverhältnis – sowohl beim Einzug als auch beim Auszug. Sie markiert den offiziellen Übergang der Verantwortung für die Wohnung und ist häufig der Zeitpunkt, an dem der Zustand der Immobilie gemeinsam begutachtet wird.

Ein schriftliches Übergabeprotokoll hilft dabei, diesen Vorgang transparent und rechtssicher zu dokumentieren. Es hält den Zustand der Wohnung, eventuelle Mängel sowie Zählerstände und die Anzahl der übergebenen Schlüssel verbindlich fest. Kommt es später zu Meinungsverschiedenheiten, dient das Protokoll als wichtige Nachweisgrundlage – für Vermieter und Mieter gleichermaßen.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie ein professionelles Übergabeprotokoll erstellen. Ob bei Ein- oder Auszug: Mit unserer Anleitung sorgen Sie für Klarheit, vermeiden Konflikte und schaffen eine faire Ausgangslage für beide Seiten.

Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?

Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist ein schriftliches Dokument, das den Zustand einer Wohnung bei der Übergabe – also beim Einzug oder Auszug – festhält. Es dient dazu, den Zustand der Immobilie, eventuelle Mängel, Abnutzungen sowie übergebene Schlüssel und Zählerstände genau zu dokumentieren.

Der Zweck dieses Protokolls ist vor allem, Klarheit und Transparenz für beide Vertragsparteien zu schaffen. Für Vermieter bedeutet es eine Absicherung, dass die Wohnung im beschriebenen Zustand übergeben wurde. Für Mieter bietet es einen Schutz davor, für Schäden verantwortlich gemacht zu werden, die bereits vor dem Einzug vorhanden waren.

Rechtlicher Stellenwert bei Streitigkeiten

Zwar ist das Übergabeprotokoll gesetzlich nicht verpflichtend, doch es besitzt in der Praxis eine hohe Beweiskraft. Kommt es später zu Streitigkeiten über Mängel, nicht durchgeführte Reparaturen oder die Rückzahlung der Kaution, kann das Protokoll eine entscheidende Rolle spielen.

Wichtig: Beide Parteien sollten das Protokoll bei der Übergabe gemeinsam durchgehen, besprechen und am Ende unterschreiben. Nur dann hat es den gewünschten rechtlichen Stellenwert und wird im Streitfall von Gerichten als Beweismittel anerkannt.

📌 Hinweis zur rechtlichen Einordnung des Übergabeprotokolls
Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist gesetzlich nicht vorgeschrieben – es besteht also keine Pflicht zur Erstellung. Dennoch wird es von Gerichten als wichtiger Beweis anerkannt, wenn es von beiden Seiten unterschrieben wurde. Es dokumentiert den Zustand der Wohnung und schützt sowohl Vermieter als auch Mieter vor Missverständnissen und unbegründeten Forderungen. Aus diesem Grund empfehlen wir, bei jeder Wohnungsübergabe ein schriftliches Protokoll zu erstellen.

Unterschiede zwischen Einzugs- und Auszugsprotokoll

Obwohl beide Protokollarten dem gleichen Prinzip folgen, unterscheiden sie sich in ihrer Funktion:

• Einzugsprotokoll: Es dokumentiert den Zustand der Wohnung bei Mietbeginn. Vorhandene Mängel oder Gebrauchsspuren werden festgehalten, um spätere Missverständnisse zu vermeiden.
• Auszugsprotokoll: Dieses Protokoll vermerkt den Zustand der Wohnung bei Beendigung des Mietverhältnisses. Es dient als Grundlage für die Entscheidung, ob die Kaution ganz oder teilweise einbehalten wird, zum Beispiel wegen Schäden, die über normale Abnutzung hinausgehen.

Beide Protokolle zusammen ermöglichen einen transparenten Vergleich zwischen Ein- und Auszugszustand – und sichern somit beide Parteien bestmöglich ab.

Wann findet die Wohnungsübergabe statt?

Eine reibungslose Wohnungsübergabe beginnt mit der richtigen Terminplanung. Sowohl beim Einzug als auch beim Auszug ist der Zeitpunkt der Übergabe entscheidend – nicht nur für die Organisation, sondern auch für rechtliche und praktische Fragen rund um Mängel, Schlüssel oder die Kautionsabrechnung.

Zeitpunkt bei Einzug: kurz vor oder am Tag der Schlüsselübergabe

Die Wohnungsübergabe beim Einzug erfolgt in der Regel unmittelbar vor oder am Tag der offiziellen Schlüsselübergabe. Zu diesem Zeitpunkt sollte die Wohnung bereits bezugsfertig sein. Das Übergabeprotokoll dient hier dazu, den Zustand der Wohnung beim Einzug vollständig zu erfassen – inklusive vorhandener Gebrauchsspuren, etwaiger Mängel und der Anzahl übergebener Schlüssel.

Tipp: Vereinbaren Sie den Termin so, dass noch genügend Zeit bleibt, um kleinere Beanstandungen zu dokumentieren oder gegebenenfalls nachzubessern – bevor der eigentliche Einzug erfolgt.

Zeitpunkt bei Auszug: idealerweise nach vollständiger Räumung

Beim Auszug sollte die Wohnungsübergabe erst stattfinden, wenn die Wohnung vollständig geräumt, besenrein und – sofern vertraglich vereinbart – in einem renovierten Zustand übergeben wird. Nur so kann der tatsächliche Zustand sachlich beurteilt und im Protokoll korrekt festgehalten werden.

Achten Sie darauf, dass auch Keller- oder Dachbodenräume sowie mitvermietete Außenflächen (z. B. Stellplätze, Gartenanteile) leer und in ordnungsgemäßem Zustand übergeben werden.

Absprache & rechtzeitige Terminvereinbarung

Eine frühzeitige Absprache zwischen Vermieter und Mieter sorgt für eine stressfreie Übergabe. Idealerweise wird der Termin bereits einige Wochen im Voraus vereinbart – vor allem beim Auszug. So bleibt ausreichend Zeit, etwaige Mängel zu beheben oder offene Punkte zu klären, bevor die finale Abnahme erfolgt.

Tipp: Halten Sie den Termin schriftlich fest und informieren Sie sich rechtzeitig darüber, welche Unterlagen, Schlüssel oder Informationen zur Übergabe mitzubringen sind. So vermeiden Sie unnötige Verzögerungen und schaffen eine solide Grundlage für einen transparenten Abschluss des Mietverhältnisses.

Vorbereitung auf die Übergabe

Eine gute Vorbereitung ist das A und O für eine reibungslose Wohnungsübergabe – sowohl für Mieter als auch für Vermieter. Sie sorgt nicht nur für Klarheit, sondern hilft auch, Streitigkeiten zu vermeiden und den Zustand der Wohnung objektiv zu dokumentieren.

Checkliste für Vermieter und Mieter

Damit bei der Übergabe nichts vergessen wird, lohnt es sich, eine Checkliste zu erstellen. Diese kann individuell angepasst werden, enthält aber in der Regel folgende Punkte:

Für Mieter:

• Wohnung vollständig geräumt und besenrein übergeben
• Alle Schlüssel (inkl. Briefkasten, Keller, ggf. Garage) bereitgelegt
• Wände, Böden und Türen auf sichtbare Schäden prüfen
• Mitvermietete Räume (z. B. Kellerabteil) aufräumen
• Persönliche Gegenstände restlos entfernt
• Eventuell vereinbarte Schönheitsreparaturen durchgeführt

Für Vermieter:

• Zustand der Wohnung mit dem Einzugsprotokoll vergleichen
• Funktionsprüfung von Heizungen, Licht, Wasserhähnen etc.
• Zählerstände vorbereiten oder ablesen
• Prüfung auf verdeckte Mängel oder unsachgemäße Nutzung
• Übergabeformular oder -protokoll in mehrfacher Ausführung bereitlegen

Welche Unterlagen sollten bereitliegen?

Für die Dokumentation und einen transparenten Ablauf sollten folgende Unterlagen zur Wohnungsübergabe mitgebracht werden:

• Mietvertrag (zur Klärung von Regelungen zur Übergabe, Renovierungspflichten etc.)
• Vorherige Übergabeprotokolle, insbesondere das Einzugsprotokoll
• Aktuelle Zählerstände von Strom, Wasser, Gas und ggf. Heizkostenverteilern
• Liste der übergebenen Schlüssel (inkl. Anzahl und Art)
• Quittungen über durchgeführte Reparaturen (falls relevant)

Tipp: Machen Sie zur Dokumentation auch Fotos vom Zustand der Wohnung – idealerweise mit Zeitstempel. Diese können im Zweifel helfen, den Zustand objektiv nachzuweisen.

Was sollte vorab geprüft oder erledigt werden?

Damit am Tag der Übergabe alles reibungslos läuft, sollten folgende Punkte bereits im Vorfeld geklärt sein:

• Terminbestätigung durch beide Parteien
• Zugang zu allen Räumen gewährleisten (auch zu Nebenräumen oder Außenflächen)
• Absprachen zu eventuellen Restarbeiten (z. B. Nachbesserung kleiner Mängel) treffen
• Letzte Reinigung durchführen, um einen gepflegten Eindruck zu hinterlassen
• Dokumente sortieren und griffbereit haben, um Fragen schnell klären zu können

Mit einer durchdachten Vorbereitung schaffen Sie die besten Voraussetzungen für eine faire und rechtssichere Wohnungsübergabe – ganz gleich, ob zum Ein- oder Auszug.

Inhalte eines vollständigen Übergabeprotokolls

Ein sorgfältig erstelltes Übergabeprotokoll bildet das Herzstück jeder Wohnungsübergabe. Es dokumentiert den Zustand der Wohnung sowie alle relevanten Details zum Zeitpunkt der Übergabe – neutral, nachvollziehbar und rechtssicher. Damit das Protokoll später als verlässlicher Nachweis dienen kann, sollten bestimmte Angaben keinesfalls fehlen.

Allgemeine Angaben

Zu Beginn des Protokolls werden grundlegende Informationen erfasst:

• Datum und Uhrzeit der Übergabe
• Adresse der Wohnung
• Namen und Kontaktdaten aller anwesenden Personen (Mieter, Vermieter oder Bevollmächtigte)
• Anlass der Übergabe (Einzug oder Auszug)

Diese Angaben sorgen dafür, dass das Protokoll eindeutig zugeordnet werden kann.

Zustand der Wohnung

Ein zentraler Punkt ist die Beschreibung des Zustands der Wohnung. Dabei sollten alle Räume sowie vorhandene Einrichtungsgegenstände (z. B. Einbauküche, Heizkörper, Fenster, Türen) einzeln aufgeführt und ihr Zustand bewertet werden.

Möglich sind Einteilungen wie:

• Einwandfrei
• Normale Gebrauchsspuren
• Beschädigt / reparaturbedürftig

Tipp: Gehen Sie Raum für Raum gemeinsam durch – vom Flur über Bad und Küche bis zum Balkon oder Keller.

Erfasste Mängel und Schäden

Festgestellte Mängel oder Schäden sollten konkret beschrieben und im besten Fall fotografisch dokumentiert werden. So lassen sich später Unklarheiten vermeiden.

Beispiel:
„Kratzer im Parkett im Wohnzimmer, ca. 30 cm lang, entlang der Fensterfront. Foto liegt bei.“

Fotos können direkt im Protokoll eingefügt oder als Anlage beigefügt werden – idealerweise mit Zeitstempel.

Zählerstände

Die Zählerstände von Strom, Wasser, Gas und ggf. Heizung sollten am Tag der Übergabe abgelesen und im Protokoll festgehalten werden. Notieren Sie:

• Zählernummer
• Zählerstand
• Einheit (z. B. kWh, m³)
• Name des jeweiligen Versorgers (optional)

Diese Angaben sind wichtig für die spätere Abrechnung und sorgen für Transparenz gegenüber dem Energieversorger.

Schlüsselübergabe

Dokumentieren Sie genau, wie viele Schlüssel übergeben wurden – und um welche Art von Schlüsseln es sich handelt:

• Wohnungsschlüssel
• Haustürschlüssel
• Briefkastenschlüssel
• Kellerschlüssel
• ggf. Tiefgarage oder Nebenräume

Beispiel: „3 Wohnungsschlüssel, 1 Haustürschlüssel, 1 Briefkastenschlüssel übergeben.“

Vereinbarungen zu Nachbesserungen oder Schönheitsreparaturen

Falls noch offene Punkte bestehen (z. B. kleinere Reparaturen, Nachreinigungen oder zu ersetzende Gegenstände), können diese mit einem Zeitrahmen im Protokoll festgehalten werden. So sind beide Seiten abgesichert.

Beispiel: „Badspiegel wird vom Mieter bis spätestens 15.05.2025 ersetzt.“

Unterschriften aller Beteiligten

Zum Schluss müssen alle Anwesenden das Protokoll unterschreiben – erst dann wird es rechtsverbindlich. Jeder Beteiligte sollte eine Kopie des vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Dokuments erhalten.

Häufige Fehler bei der Übergabe – und wie Sie sie vermeiden

Eine Wohnungsübergabe ist für beide Seiten ein wichtiger Moment. Um spätere Unklarheiten oder rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden, sollten typische Fehler unbedingt vermieden werden. Im Folgenden finden Sie die häufigsten Stolperfallen – und praktische Hinweise, wie Sie sie vermeiden können.

Protokoll nur mündlich festhalten

Ein häufiger Fehler ist es, die Übergabe lediglich mündlich zu besprechen – ganz ohne schriftliche Dokumentation. Solche Absprachen sind im Streitfall nur schwer zu beweisen. Ein schriftliches Protokoll hingegen schafft Klarheit, dient als Nachweis und schützt beide Parteien.

Tipp: Verwenden Sie eine Vorlage oder Checkliste, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Punkte vergessen werden.

Schäden nicht dokumentieren

Auch wenn die Stimmung bei der Übergabe entspannt ist: Festgestellte Mängel oder Beschädigungen sollten immer detailliert ins Protokoll aufgenommen werden. Andernfalls können diese später nicht eindeutig einem Mieter zugeordnet werden – und führen womöglich zu unnötigem Ärger.

Tipp: Notieren Sie jeden Schaden präzise (Ort, Art, Umfang) und fügen Sie wenn möglich Fotos bei.

Fehlende oder unvollständige Unterschriften

Ein Übergabeprotokoll ist nur dann rechtsverbindlich, wenn alle Beteiligten es unterschreiben. Wird dies versäumt – oder unterschreibt nur eine Partei – ist das Protokoll im Streitfall wenig wert.

Tipp: Achten Sie darauf, dass sowohl Vermieter als auch Mieter das vollständige Dokument unterschreiben. Auch ein Zeuge kann hilfreich sein.

Keine Beweisfotos anfertigen

Fotos sind eine einfache Möglichkeit, den Zustand der Wohnung objektiv zu dokumentieren. Dennoch werden sie häufig vergessen oder nur unzureichend erstellt. Das kann problematisch werden, wenn es im Nachhinein unterschiedliche Auffassungen über Schäden oder Abnutzung gibt.

Tipp: Machen Sie übersichtliche Fotos von allen Räumen und Detailaufnahmen von Mängeln. Am besten mit Zeitstempel oder per App, die automatisch Datum und Uhrzeit erfasst.

Wichtige Angaben (z. B. Zählerstände) vergessen

Ein häufiger Flüchtigkeitsfehler: Die Zählerstände für Strom, Gas, Wasser oder Heizung werden bei der Übergabe nicht notiert. Fehlen diese Angaben im Protokoll, wird die spätere Abrechnung deutlich komplizierter – und weniger transparent.

Tipp: Denken Sie daran, die Zählernummern und -stände sorgfältig zu erfassen. Notieren Sie bei Bedarf auch den Anbieter, damit keine Rückfragen entstehen.

Digitale Tools & Vorlagen zur Protokollerstellung

Die Digitalisierung macht auch vor der Wohnungsübergabe nicht halt – und das ist eine gute Nachricht. Denn digitale Tools und Vorlagen erleichtern die Erstellung und Archivierung eines Übergabeprotokolls erheblich. Sie sorgen für mehr Übersicht, sparen Zeit und helfen, wichtige Details nicht zu übersehen.

Vorteile von digitalen Protokollen

Ob per App, Online-Formular oder als ausfüllbares PDF – digitale Protokolle bieten zahlreiche Vorteile:

• Strukturierte Eingabemasken: Sie führen Schritt für Schritt durch alle relevanten Punkte, von der Adressangabe bis zu den Zählerständen.
• Automatische Zeitstempel: Fotos und Einträge können mit Datum und Uhrzeit versehen werden – ein Plus für die Beweissicherheit.
• Mobile Nutzung: Die Erfassung kann direkt vor Ort mit dem Smartphone oder Tablet erfolgen – inklusive Foto-Upload.
• Einfaches Teilen: Nach der Übergabe lässt sich das Protokoll sofort als PDF per E-Mail versenden oder in der Cloud speichern.
• Umweltfreundlich und platzsparend: Kein Papierchaos, keine Aktenschränke – die Dokumente sind digital jederzeit griffbereit.

Empfehlung: Übergabeprotokoll als Download-Vorlage bereitstellen

Für alle, die es lieber klassisch mögen oder sich eine bewährte Struktur wünschen, empfehlen wir die Verwendung einer professionellen PDF-Vorlage. Diese können Sie bequem ausdrucken oder digital ausfüllen – ganz wie es für Sie am besten passt.

Fazit

Eine Wohnungsübergabe ist mehr als nur die Übergabe von Schlüsseln – sie ist ein entscheidender Moment im Mietverhältnis, bei dem Klarheit und Transparenz für beide Seiten im Vordergrund stehen sollten.

Ein schriftliches Übergabeprotokoll sorgt dafür, dass der Zustand der Wohnung eindeutig dokumentiert ist, mögliche Streitigkeiten vermieden werden und alle Beteiligten auf derselben Grundlage handeln können. Es schützt Vermieter wie Mieter gleichermaßen – sowohl beim Einzug als auch beim Auszug.

Wir empfehlen Ihnen daher, immer ein schriftliches Protokoll zu erstellen, idealerweise ergänzt durch Fotos und vollständige Angaben zu Zählerständen und Schlüsselübergabe. Mit einer guten Vorbereitung, einer strukturierten Vorlage und – wenn gewünscht – digitalen Hilfsmitteln gelingt die Übergabe unkompliziert und rechtssicher.

So leisten Sie einen wichtigen Beitrag zu einem fairen und vertrauensvollen Mietverhältnis.